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項目管理的閉環思維和實操

點擊量:6394 2021-03-12 13:30:54
內容導讀: 說到閉環,想必大家都不陌生,不管是學習活動還是生產活動,閉環思維都備受推崇。在項目管理中,閉環思維也是降低風險和提高效率的有效方法之一。按照閉環的定義,閉環指的是將系統輸出量的測量值與所期望的給定值相比較,由此產生一個偏差信號,利用此偏差信號進行調節控制,使輸出值盡量接近于期望值,因此,閉環也叫“反饋控制系統”。簡單理解即是將期望與實際結果相比較,并用比較得出的偏差來指導下一輪工作。在VUCA(V

說到閉環,想必大家都不陌生,不管是學習活動還是生產活動,閉環思維都備受推崇。在項目管理中,閉環思維也是降低風險和提高效率的有效方法之一。按照閉環的定義,閉環指的是將系統輸出量的測量值與所期望的給定值相比較,由此產生一個偏差信號,利用此偏差信號進行調節控制,使輸出值盡量接近于期望值,因此,閉環也叫“反饋控制系統”。簡單理解即是將期望與實際結果相比較,并用比較得出的偏差來指導下一輪工作。
VUCA(Volatility、Uncertainty、Complexity、Ambiguity)時代,項目具有易變性、不確定性、復雜性和模糊性,有諸多因素影響著項目的成功,如果不對項目中的偏差加以控制和調節,項目管理的交付質量和速度就得不到保障,閉環思維就是運用科學的方法對項目管理環節和數據進行監控,并根據反饋結果,對項目管理流程和計劃進行調整,從而保證項目按時交付。

閉環思維的關鍵——反饋


從閉環的概念中,我們可以提煉出兩個關鍵詞:偏差和反饋。
在項目管理中,偏差是指項目各要素計劃與實際之間的偏差,包括資源、費用、工時等方面。在實際的項目管理環境中,項目不可能完全按照計劃進行,發生偏離也是家常便飯,因此我們做項目不能僅僅關注項目的啟動和計劃,對于項目在各個階段的實際情況也需要及時掌握。
至于反饋,則是捕捉到項目計劃和實際之間的偏差后的分析和應對環節。項目管理人員在項目運行過程中對項目進行監控和管理,通過對相關項的偏差分析,發現、預測、分析項目過程中可能存在的風險或瓶頸,提前規避風險,或者提前做好應對策略,讓項目始終處于可控狀態。
發現偏差并及時反饋,這正是項目經理的工作重點,也是項目管理中最難的環節?,F在大部分項目都有周期長、變更多、時間緊迫的特點,項目經理需要花大量的時間在檢查上,如果沒有科學的閉環流程或模型,項目經理將很難從項目的偏差中得到有效反饋,更不要說去分析、解決可能存在的問題。

項目管理如何實現閉環

項目管理過程中,效率和質量尤為重要,這就要求項目經理熟悉項目管理流程規范和高效的數據反饋系統,用科學的工具輔助管理,找到最適合項目的閉環模型。

常見的項目管理閉環模型

項目五大過程組:項目的全生命周期一般按照項目的啟動、規劃、執行、監控和收尾五大過程組運行,這一過程的監控環節其實就是一個閉環。項目在計劃和執行的環節,通過監控來發現計劃和實際的偏差,并根據反饋的結果修正,直到收尾后退出該循環,如圖1所示。

1  常見的項目管理閉環模型

PDCA循環,包括4個階段即Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)、Act(處理),在項目全生命周期內,項目的每個環節、每個步驟都可以按照這一順序進行管理,且每一次循環都是相較于前一次循環的進步,不斷地對項目各個環節進行偏差修正,可以減少變更帶來的負面影響,保質、保量地完成項目。


2  PDCA循環

用項目管理工具實現項目的閉環管理

前面提到的兩個閉環模型都是方法論層面的,在實際的項目管理實踐中,能夠最直觀體現項目計劃和實際之間偏差的就是信息數據,而信息數據需要有一套專業的項目管理工具采集,將項目管理的各個要素進行信息化、數字化處理,再進行統計分析,計算出計劃與實際結果的偏差,并反饋給管理者,使項目計劃調整更加易于操作和控制,從而指導項目管理的閉環管理。下文以易趨項目管理軟件為例,展示項目閉環管理思想在工具運行上的效果。

a.計劃和反饋

項目的數據主要來自兩個方面:計劃數據和實際數據。計劃數據來自項目經理在規劃階段做的各項預算,包括資源預算、費用預算、采購預算等,這些數據由項目經理根據項目的實際情況和項目的總成本預算合理制定,并提交高層領導審核批準,以費用預算為例,項目經理可以將費用預算按類型分類、按階段分布,展示方式清晰明了,如圖3所示。


3 易趨軟件費用預算

實際數據來自項目在實際運作中產生的實際結果,如實際的人工消耗、工時投入、費用支出,實際數據是項目進行偏差統計的重要依據,需要項目經理設定科學的收集方式,以保證搜集來的數據是真實的、有效的。在易趨軟件上,項目相關人員可以通過費用單和采購合同上報實際的費用支出、工時單上報實際的工時支出,來設置費用單的審批流程,如圖4所示,其中采購合同、費用報銷憑據可以保證數據的真實性。


4  易趨軟件費用審批流程

b.統計和監控

在閉環思維中,處理項目的計劃數據和實際數據不是兩個獨立的環節,而是相互關聯和互相制約的,項目經理可以借助項目管理工具上的一些統計圖表和監控視圖,實現對項目數據的分析和反饋。

5是某項目費用預算和實際費用支出的監控視圖,每項費用都有計劃和實際的直接對比,并自動計算偏差值,用顏色標注預警偏差的程度,為項目經理修正費用預算、控制費用支出、降低費用風險提供參考依據。


5  某項目費用預算和實際費用支出的監控視圖

6展示的是某項目預算數據和實際數據的分布和執行情況,相比較上一個視圖更具有概括性,不僅可以對項目經理起到提醒作用,還可以展示給高層領導,方便領導實時掌控項目的財務情況,以便及時做出相應的決策。


6  某項目預算數據和實際數據的分布和執行情況

c.變更管理

當項目的數據發生偏差時,項目經理就要考慮是否要進行變更,項目的變更過程要科學有序、有跡可循,這就是一個項目變更的閉環管理,即比較分析變更前后的版本,優化和升級管理經驗,指導今后同類項目的管理活動。

在易趨軟件上,項目的每次變更都會經過審批,審批通過的版本就會形成一個基線,系統會留存每個變更版本,項目經理和高層領導可以通過跟蹤項目基線,掌握項目相關項的不同版本和變化趨勢,從而掌握項目的健康狀態。

7為某項目在BL8基線上費用預算和采購預算較上一個版本是沒有變化的,但是管理階段(里程碑計劃)、交付物、資源預算和收益預算有了變更。根據這個變更情況,高層領導可以要求項目經理對變更的幾個相關項進行說明,并根據反饋做出相應的決策。

7 某項目的基線跟蹤

總結

1)閉環思維是始終貫穿項目管理的科學有效的管理思維,是提高項目管理效率和管理水平的有效途徑。
2)用閉環思維進行項目管理,需要關注項目的偏差和反饋,及時發現項目實際和計劃的偏差,并分析、預測項目可能存在的風險,及時規避風險或解決問題。
3)運用科學的閉環模型和專業的項目管理工具,將項目管理結構化、信息化、數字化,可使閉環思維的運用更有效。

來源項目管理評論公眾號



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